Ga je een evenement organiseren? Let dan op deze belangrijke zaken
INGEZONDEN - Een evenement organiseren, daar komt heel wat bij kijken. De eerste en meest belangrijkste tip die je daarbij ter harte moet nemen is: begin op tijd. Het is zeker niet overdreven om 6 tot 12 maanden van tevoren met de organisatie te beginnen. Zeker als het gaat om een nieuw evenement waarbij je geen gebruik kunt maken van bestaande draaiboeken.
De vergunning
Als je een evenement organiseert voor genodigden in een overdekte locatie dan heb je daar over het algemeen geen vergunning voor nodig. Een vergunning is wel nodig als je iets in de openlucht organiseert of ergens een tent of podium neer wilt zetten. Bedenk dat de gemeentelijke overheid doorgaans niet binnen een paar weken een besluit neemt op de aanvraag van een vergunning. Dien hem dus ruim op tijd in en zorg ervoor dat je alle relevante informatie vermeldt. Hoeveel bezoekers worden er verwacht? Treden er artiesten op? Moeten er verkeersmaatregelen worden genomen? Dit soort zaken zijn allemaal van belang. Ook moet je aangeven of het om een gratis evenement gaat of dat er entree wordt geheven. Bij een gratis evenement moet ook worden aangegeven hoe je ervoor gaat zorgen dat er niet te veel toeloop komt. Zeker als je een bekende artiest laat optreden kan het gebeuren dat het storm loopt en dat de locatie daarop niet is berekend. De brandweer en politie stellen regels voor het maximum aantal bezoekers in verband met de veiligheid en de mogelijkheden om te evacueren bij een calamiteit.
Wat ga je doen?
Meestal is dit het eerste dat je bedenkt, maar het is wel belangrijk. Wat je doet en wat moet je daarvoor regelen. De huur van een racesimulator is in principe zo geregeld. Maar wil je een artiest laten optreden dan moet je die vaak al maanden van tevoren boeken. Vooral op dit moment populaire artiesten hebben een agenda die snel volloopt met afspraken voor optredens. Een artiest treedt doorgaans een half uur op. Voor een optreden moet je een geluidsinstallatie huren en er moet een deugdelijk podium zijn. Ook een geschikte kleedkamer is nodig en artiesten hebben vaak wensen voor eten en drinken in de kleedkamer. Deze informatie vind je in de ‘rider’, een document waarin de wensen van de artiest zijn opgenomen.
Maak een plan B
Er kan altijd iets misgaan kort voordat een evenement plaatsvindt. Het weer kan roet in het eten gooien, de geboekte artiest kan afzeggen wegens ziekte of er gaat iets anders mis. Zorg daarom voor een ‘plan B’. Wat doe je als je openlucht evenement in het water dreigt te vallen omdat de regen met bakken uit de hemel komt? Als een artiest afzegt kun je vaak via een boekingsbureau een vervanger regelen, al is die misschien wat minder bekend. Als er een veiligheidskeuring plaatsvindt en je voldoet niet aan de voorschriften dan heb je wel een serieus probleem. Zorg er dus voor dat je op dat punt alles in orde hebt.
