Crisisorganisaties veiligheidsregio en GGD draaien op volle toeren tijdens coronacrisis

 In onze provincie spelen Veiligheidsregio Fryslân en de daarbij ondergebrachte GGD Fryslân hierin een belangrijke rol. Maar wat is die rol nou eigenlijk precies tijdens deze crisis? Drie crisisfunctionarissen leggen het uit.

In februari dit jaar dook het coronavirus op in steeds meer landen om ons heen. Omdat het een kwestie van tijd was voordat het virus Nederland en ook Fryslân zou bereiken, dachten de veiligheidsregio en de GGD al op tijd na over hoe de crisisorganisatie er in dat geval uit zou komen te zien. Toen begin maart de eerste gevallen van COVID-19 werden vastgesteld in onze provincie, is meteen opgeschaald naar de zogeheten GRIP 4-structuur. GRIP staat voor gecoördineerde regionale incidentenbestrijdingsprocedure. GRIP 4 wil zeggen dat de crisis gemeentegrens-overschrijdend is.

Multidisciplinair

Bij opschaling naar GRIP 4 wordt een regionaal beleidsteam (RBT) gevormd en krijgt de bestuursvoorzitter van de veiligheidsregio de leiding. In Fryslân is dat Sybrand Buma, de burgemeester van Leeuwarden. Binnen de GRIP-4-structuur is ook een multidisciplinair regionaal operationeel team (ROT) actief, dat zorgt voor de operationele aansturing van de crisisorganisatie. Multidisciplinair wil zeggen dat verschillende hulpdiensten zijn vertegenwoordigd. Het ROT heeft ook een voorname adviesfunctie in het RBT en de operationeel leider van het ROT is dan ook vertegenwoordigd in dat beleidsteam. In het ROT zitten naast de operationeel leider ook algemeen commandanten van politie, brandweer, bevolkingszorg en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR). Verder zitten er vertegenwoordigers in van Defensie, Openbaar Ministerie en Wetterskip Fryslân, evenals een informatiemanager, een communicatieadviseur en een adviseur van de operationeel leider. Omdat het hier vooral om een gezondheidscrisis gaat, zitten de vertegenwoordigers van de brandweer en het waterschap nu niet standaard aan tafel. 

Nevenfunctie

Eén van de operationeel leiders van het ROT is Henk Verbunt. Tijdens de coronacrisis wisselt hij deze functie aanvankelijk af met Saskia van den Broek, sinds 1 mei treedt daarnaast ook Gerben van Alst op als operationeel leider. Een operationeel leider heeft steeds één week dienst. Het betreft een nevenfunctie: Verbunt is in het dagelijks leven gemeentesecretaris van de gemeente Noardeast-Fryslân, Van den Broek heeft diezelfde functie bij de gemeente Harlingen. Van Alst is hoofd van de afdeling Crisisbeheersing van Veiligheidsregio Fryslân. Doorgaans zijn er vier of vijf operationeel leiders beschikbaar in onze provincie. Vanwege de aard en duur van deze crisis en de achtergrond van deze drie crisisfunctionarissen is besloten dat zij deze rol samen op zich nemen. Verbunt: “Gelukkig heb ik een loco-secretaris die mijn werk goed kan overnemen en onze burgemeester vindt het belangrijk dat ik dit doe. Bovendien geeft mijn gezin mij hiervoor de ruimte. Anders zou ik deze rol niet zo vaak kunnen vervullen over een langere periode.”

Ook voor veel andere mensen binnen de crisisorganisatie van Veiligheidsregio Fryslân geldt dat ze hun crisiswerkzaamheden naast hun normale werk doen. Dat kan bij de veiligheidsregio, de provincie of een gemeente zijn, maar bijvoorbeeld ook bij een zorginstelling. Al met al gaat het om een behoorlijk grote groep mensen die in deze zogeheten expertgroepen zitten. “Het systeem dat we hiervoor in Fryslân hanteren, werkt gewoon goed”, aldus Henk Verbunt. “In de meeste veiligheidsregio’s zijn operationeel leiders doorgaans politie- of brandweercommandanten. Wij hebben ervoor gekozen om ook mensen uit de gemeentewereld in te zetten. Dat past goed bij hoe wij in Fryslân gewend zijn met elkaar te werken. We doen hier toch al veel samen als gemeenten, omdat we weten dat we het alleen niet redden.”

Verbunt ervaart het werken in de crisisorganisatie als intensief. “Je bent er niet de hele dag aan één stuk door mee bezig, maar je moet wel van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat beschikbaar zijn voor overleg. Dus verdeeld over een dag kun je er nog behoorlijk druk mee zijn. Hoewel het ook weer niet zo is dat je niets anders kunt doen, is het na een week altijd wel fijn om weer afgelost te worden.”

Continuïteit zorg ondersteunen

“Anders dan bij veel andere crises waarbij in een GRIP-structuur wordt gewerkt, is dit natuurlijk geen acute en relatief kortdurende crisis, maar eentje die je min of meer kon zien aankomen. Bovendien duurt hij veel langer dan de meeste andere crises”, vertelt Henk Verbunt. “Als ROT komen we tweemaal per week bijeen in het regionaal coördinatiecentrum van de Meldkamer Noord-Nederland in Drachten. We staan er steeds nadrukkelijk bij stil dat we daar op een veilige manier kunnen werken, met minstens anderhalve meter onderlinge tussenruimte. Dus ook al zitten we in een vitaal proces, ook wij letten erop dat we volgens de RIVM-richtlijnen werken.”

Henk Verbunt licht de rol van het ROT in deze crisis toe: “Bij ons is alles er nu op gericht om de continuïteit van de zorg te ondersteunen. Daarnaast kijken we goed naar wat de coronacrisis betekent voor eventuele maatschappelijke onrust en het gedrag op straat. Daar is door de maatregelen die de Rijksoverheid heeft genomen nog een derde rol bijgekomen: het geven van betekenis aan de noodverordening.”

BOB-structuur

Net als andere delen binnen de crisisorganisatie werkt het ROT volgens de BOB-structuur: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. “Een ROT-vergadering in een acute crisis duurt meestal zo’n twintig minuten en verloopt volgens die strakke BOB-lijnen. In deze crisis duren onze vergaderingen langer, een uur of meer. We nemen veel meer tijd voor afstemming en kunnen wat langer de dialoog voeren over bepaalde vraagstukken. En we kijken verder vooruit: wat staat ons nog meer te wachten in de toekomst? Zo ontstaat een hele andere dynamiek dan bij een acute crisis. Maar onveranderd is dat we in het ROT acties afspreken en besluiten nemen en die daarna ook gaan uitvoeren.” Kwesties die meer bestuurlijke aspecten hebben, brengt de operationeel leider in bij het RBT.

“De lengte van deze crisis maakt het mogelijk om in de overleggen veel meer in scenario’s te denken. Daarbij kijken we wat er gebeurt in het slechtste geval en wat in het meest gunstige geval. Landelijk zijn daar modellen voor ontwikkeld. Met ondersteuning van het Fries Sociaal Planbureau gebruiken we informatie uit verschillende bronnen en verrijken we die tot een steeds meer data-gedreven en compleet beeld van hoe de Fryske Mienskip omgaat met corona en de beperkingen die dit oplevert”, aldus Henk Verbunt.

Goede sfeer

De Wet op de Veiligheidsregio’s geeft een operationeel leider bevoegdheden waarmee het ROT de meer operationele acties kan bepalen en uitvoeren. Welke dat zijn, wordt vooral in de ROT-overleggen besloten. Op het moment dat de meningen in het ROT verdeeld zijn, heeft de operationeel leider een doorslaggevende stem. “In de praktijk gebeurt dat trouwens vrijwel nooit”, aldus Verbunt, “omdat we er op basis van inhoudelijke argumenten eigenlijk altijd wel uitkomen. Er is sowieso een goede sfeer in het team, waarin de individuele leden ook meedenken over elkaars processen. Gevoed vanuit ieders eigen kolom proberen we zo met één gemeenschappelijk doel tot goede oplossingen te komen.”

Bevolkingszorg

Vanaf het moment in de coronacrisis waarop naar GRIP 4 werd opgeschaald, is binnen de crisisstructuur van Veiligheidsregio Fryslân ook het Team Bevolkingszorg actief. “Daar waar het ROT vooral strategische afwegingen maakt, hebben wij een adviserende en vooral uitvoerende rol. Je kunt dus zeggen dat wij de handen en voeten van het ROT zijn”, omschrijft Ronald Dijksterhuis de rol van dit team. Dijksterhuis is een van de zes leiders Team Bevolkingszorg die op piketbasis bij Veiligheidsregio Fryslân werken. En net als veel andere crisisfunctionarissen combineert hij die functie met zijn dagelijkse werk, in zijn geval als gemeentesecretaris van de gemeente Dantumadiel.

Het Team Bevolkingszorg bestaat voornamelijk uit zogeheten hoofden taakorganisatie, elk met een eigen specialisme: communicatie, publieke zorg, omgevingszorg en ondersteuning. Daarnaast heeft Team Bevolkingszorg ook een eigen informatiemanager. Net als het ROT komt het Team Bevolkingszorg in de coronacrisis meerdere keren per week bij elkaar en werken ze volgens de BOB-structuur.

“Omdat iedereen binnen het team op piketbasis werkt, heb je steeds met andere collega’s te maken. Zij werken vaak een week achtereen, soms korter, in hun rol als crisisfunctionaris. Goede overdracht van informatie en werkzaamheden is daarom cruciaal. Hoewel we met al die verschillende expertgroepen bij elkaar een grote groep mensen vormen ken je vrijwel iedereen in meer of mindere mate, omdat we elkaar regelmatig treffen bij opleidingsdagen, oefeningen en trainingen”, aldus Ronald Dijksterhuis. 

Noodverordening

Ronald Dijksterhuis: “De acties die wij als Team Bevolkingszorg oppakken komen doorgaans vanuit het ROT en het RBT, via de algemeen commandant Bevolkingszorg. Daar heb ik dus ook het meeste contact mee. Gezien de duur is de huidige GRIP 4-situatie is natuurlijk wel bijzonder voor het Team Bevolkingszorg. Bij een ‘reguliere’, acute GRIP-situatie werken we vanuit het gemeentehuis van de gemeente waar de crisis zich voordoet en regelen we tal van zaken: van afzethekken, vervoer of opvang tot juridisch advies. Daarnaast doen we met het team aan scenario-denken: we denken na over hoe de crisis zich kan ontwikkelen en proberen daarop te anticiperen. De huidige GRIP 4-situatie is niet gemeente-gebonden, waardoor ons team nu voornamelijk bijeenkomt in het gebouw van de veiligheidsregio in Leeuwarden. De diverse taakorganisaties binnen het Team Bevolkingszorg doen niet alles zelf, waar nodig roepen we de hulp in van externe experts. Denk bijvoorbeeld aan juristen van een gemeente. In de coronacrisis zijn wij ook druk geweest met de nieuwe noodverordening die eind maart van kracht werd in de veiligheidsregio’s. Wij hebben niet alleen gecheckt of die goed in elkaar zat, maar er ook voor gezorgd dat deze tijdig en getekend bij de burgemeesters lag.”

Een andere belangrijke taak van het Team Bevolkingszorg is het beantwoorden van vragen die bij het informatieknooppunt binnenkomen. “Gemeenten en hun partners kunnen bij ons terecht voor informatie en wij halen op ons beurt ook veel informatie bij hen op, bijvoorbeeld over het algemene beeld en hoe het gaat met de handhaving van de noodverordening. De rol van de informatiemanager is in deze processen cruciaal. Dat geldt ook voor de afstemming met het landelijke coronacrisisteam. Veel van die informatie komt uit het landelijk crisismanagementsysteem LCMS. Mijn eerste vraag bij onze overleggen is dan ook aan de informatiemanager: ‘Kun je iets vertellen over het beeld?’ Ook via het RBT krijgen we informatie binnen. Dat is vaak ook ‘vers van de pers’ vanuit het landelijke Veiligheidsberaad, waar voorzitter Buma in zit.  Met goede en tijdige informatie proberen we zo zaken zoveel mogelijk voor te zijn.”

Passie

Omdat dit een langlopende crisis is waarin alle zes beschikbare leiders Team Bevolkingszorg om toerbeurten deze rol een weeklang vervullen, zou het kunnen voorkomen dat er meerdere crises tegelijkertijd zijn waarvoor Bevolkingszorg in actie moet komen. “Daarom werken we nu met een dubbel rooster: crisisfunctionarissen die op dat moment niet zijn ingeroosterd voor de coronacrisis kunnen dan het team in die andere crisis bemannen”, vertelt Dijksterhuis. “De meeste mensen die ervoor kiezen om zich naast hun dagelijkse werk als crisisfunctionaris in te zetten voor de veiligheidsregio doen dat met passie. Ze willen iets extra doen voor de maatschappij wat in het verlengde van hun werk ligt. Ze zijn goed voorbereid dankzij trainingen en oefeningen en vinden het ook interessant om in deze rol in actie te komen. Veel van hen werken bij gemeenten en zitten vaak ook in gemeentelijke coronateams. Ze zijn dus bij hun eigen gemeente én bij Veiligheidsregio Fryslân bezig met deze crisis. Die dubbele pet is geen probleem, zolang je het maar goed van elkaar weet te scheiden. En dat voortdurend beschikbaar moeten zijn? Ik vind dat niet erg, het hoort erbij.”

Naast GRIP ook GROP

De coronacrisis speelt zich natuurlijk vooral af op gebied van de publieke gezondheidszorg. Daarom is in deze crisis een voorname rol weggelegd voor GGD Fryslân. Net als Brandweer Fryslân en de Afdeling Crisisbeheersing is GGD Fryslân regionaal georganiseerd en ondergebracht bij Veiligheidsregio Fryslân. In tijden van crises, rampen en incidenten kan de GGD opschalen naar de GROP-structuur. GROP staat voor GGD Rampenopvangplan. GROP kan zowel los van GRIP worden ingezet als gelijktijdig met GRIP, zoals tijdens deze crisis.

Jeannette Provoost werkt bij GGD Fryslân als stafarts binnen regio Noord en treedt op als adviseur gezondheidsbeleid voor de gemeente Leeuwarden. Tijdens de coronacrisis geeft zij als één van de crisiscoördinatoren leiding aan het GROP-team. Zij vertelt: “We stappen over naar het werken in de GROP-structuur als in een crisissituatie de reguliere taken en verantwoordelijkheden niet meer volledig voldoen. We scheiden dan de crisiswerkzaamheden van de reguliere werkzaamheden. Het GROP-team concentreert zich op de crisis, zodat alle processen die daarvoor nodig zijn lopen en we niets over het hoofd zien. Aan de andere kant moet ook de kwaliteit van het reguliere werk worden gewaarborgd. Bij een relatief kleine crisis kan dat binnen het GROP zelf worden geregeld, maar in de huidige grote crisis is er een speciale werkgroep die voor die continuïteit zorgt.”

Crisisteam

In het crisisteam GROP Corona zitten naast de crisiscoördinator diverse procesleiders. Welke dat zijn, is afhankelijk van het soort crisis. In dit geval is de procesleider van de afdeling Infectieziektebestrijding essentieel. Daarnaast gaat het om procesleiders vanuit Communicatie, Personeelszaken en Facilitair Beheer, een liaison van de GHOR en twee ondersteuners. Incidenteel schuift ook een procesleider Psychosociale Hulpverlening aan bij de dagelijkse overleggen, vanwege de hoge druk waaronder de GGD-medewerkers hun werk moeten doen en om op dit vlak maatschappelijke ondersteuning te bieden. Vanwege de omvang en de duur van deze crisis werken meerdere teamleden in tweetallen in dezelfde functie.

“Hoewel we bij de GGD sinds de eerste bekende gevallen van corona in Fryslân – in de tweede week van maart – in de GROP-structuur werken, zijn we eind januari al begonnen met voorbereidingen op de mogelijke komst van het virus naar onze provincie. Ook zijn we al eerder begonnen met het testen van verdachte gevallen”, aldus crisiscoördinator Provoost. “Ook wij werken via de BOB-structuur in onze overleggen. In het begin was er ontzettend veel te doen en te organiseren. Na verloop van tijd zijn we meer gestructureerd gaan werken in wat je inmiddels een ‘reguliere crisisstructuur’ zou kunnen noemen. Besluiten die in Den Haag worden genomen betekenen vaak dat wij op korte termijn allerlei concrete acties in gang moeten zetten. Denk bijvoorbeeld aan opdrachten vanuit het ministerie van VWS [Volksgezondheid, Welzijn en Sport] om een zorghotel te realiseren of om het aantal tests op te voeren.”

Opschalen

Binnen de GROP-structuur is het ook mogelijk om op te schalen waar nodig. De hoeveelheid werk bij de afdeling Infectieziektebestrijding is tijdens deze crisis enorm toegenomen. Dat komt voor een belangrijk deel door het afnemen van grote hoeveelheden monsters bij mogelijke coronapatiënten tijdens huisbezoeken of op aparte testlocaties. Maar bijvoorbeeld ook door het dagelijks registeren en rapporteren van het aantal gevallen en het voorlichten van het publiek. Voor dat laatste is onder meer een apart callcenter ingericht, waar inwoners van Fryslân terecht kunnen met corona-gerelateerde vragen. Om al dit werk over een lange periode te kunnen doen, is de capaciteit van de afdeling in relatief korte tijd fors uitgebreid. Provoost: “Normaal werken er bij Infectieziektebestrijding rond een dozijn artsen en verpleegkundigen, nu zijn dat tachtig tot honderd mensen! Die komen deels uit andere onderdelen van de GGD, waaronder artsen, verpleegkundigen en doktersassistentes van de jeugdgezondheidszorg, reizigersvaccinaties, SOA-Sense en technische hygiënezorg. Maar we hebben nu ook externe mensen aan het werk en er is zelfs een aantal gepensioneerde artsen voor teruggekomen. We hebben tijdens eerdere crises ook wel moeten opschalen – bijvoorbeeld tijdens de Mexicaanse grieppandemie in 2009 – maar dat was niet zo grootschalig en langdurig als nu. Als een crisis een paar weken duurt vraagt het minder van onze mensen dan nu. Dit duurt veel langer en dus wordt het meer een uitputtingsslag. Ook daarom is die opschaling zo belangrijk. 

Afstemming

In tegenstelling tot de GRIP-structuur, waarin heel nadrukkelijk multidisciplinair wordt gewerkt, is het GROP-crisisteam een monodisciplinair team van de GGD. Dat zie je terug in de aansturing en besluitvorming. “Ook in de crisisorganisatie is Directeur Publieke Gezondheid Margreet de Graaf verantwoordelijk voor de GGD-processen. Als crisiscoördinator heb ik dan ook veelvuldig contact met haar. Voor kwesties met een bestuurlijke component is zij ook mijn verbinding met het RBT, omdat zij daar ook in zit. Ook heb ik samen met de procesleider Infectieziektebestrijding dagelijks afstemming met de algemeen commandant geneeskundige zorg van de GHOR, waarmee ook meteen de link naar het ROT en dus eventuele afstemming met andere crisispartners is gewaarborgd”, aldus Jeannette Provoost. De contacten met onder meer ziekenhuizen, laboratoria en diverse overlegorganen in de zorg verlopen via de GHOR. De afdeling Infectieziektebestrijding van de GGD staat in direct contact met de huisartsen.

Nuchtere Friezen

Kijkend naar hoe het coronavirus zich ontwikkelt in onze provincie zegt Provoost: “Wij lopen achter op het zuiden, daardoor zijn de maatregelen bij ons relatief vroeg gekomen en dus effectiever. En de voorjaarsvakantie viel in het Noorden vroeger: het coronavirus was toen in Italië en Oostenrijk nog minder wijdverspreid, dus kwamen er minder Friezen mee terug. Ook omdat hier geen carnaval werd gevierd kreeg het virus minder kans zich te verspreiden. Wat ook helpt is dat de bevolkingsdichtheid hier natuurlijk veel lager is dan in sommige andere delen van het land. Bovendien zijn Friezen meestal nuchter, ze houden zich doorgaans goed aan de maatregelen. Dat alles bij elkaar zorgt er hopelijk voor dat het effect van de pandemie bij ons in verhouding beperkt blijft. Daarom is het ook belangrijk dat we de getroffen maatregelen vooral langzaam gaan afbouwen en niet weer in één keer gaan doen wat we deden. Dan zitten we zo weer met een piek en kan het alsnog misgaan.” Om eraan toe te voegen: “In deze situatie zie je gelukkig dat mensen wat meer dan anders op elkaar letten en voor elkaar zorgen. Laten we dat na deze crisis ook vooral blijven doen!”